IT環境の最適化事例
企業のIT環境は、長年運用していると様々な問題が蓄積されていきます。不要になったシステムはそのまま、クラウドサービスは複数契約、サーバーは古い機器のまま...。本記事では、こうしたIT環境の最適化によって、コスト削減と業務効率化の両立を実現した事例をご紹介します。
事例1：クラウドサービスの統合で月50万円削減
あるサービス業の企業では、複数のクラウドサービスを利用していました。
- 顧客管理システム（CRM）：月10万円
- ファイル共有サービス（A社）：月8万円
- ファイル共有サービス（B社）：月6万円
- プロジェクト管理ツール：月8万円
- メール配信サービス：月5万円
- その他各種SaaS：月13万円
合計で月50万円以上のサービス利用料が発生していました。しかし、実際のところ、ファイル共有サービスの2つは機能が重複しており、プロジェクト管理ツールもほぼ使用されていませんでした。
最適化の内容
以下の施策を実施しました。
- 不要なファイル共有サービス（B社）を廃止：月6万円削減
- CRM機能を含むより統合的なプラットフォームに乗り換え：月15万円→月20万円（5万円増加）
- 使用されていないプロジェクト管理ツールを廃止：月8万円削減
- ファイル共有サービス（A社）をCRM統合プラットフォームに統一：月8万円削減
- その他SaaSを見直し、業務に必要なサービスを厳選：月13万円→月8万円（5万円削減）
結果として、月50万円→月43万円となり、月7万円の削減を実現しました。さらに、システムが統合されたことで、データ連携がスムーズになり、社員の業務効率も向上しました。
事例2：古いサーバーをクラウドに移行で保守費用30万円削減
ある製造業の企業では、10年以上前に購入したオンプレミスのサーバーを運用していました。以下の課題を抱えていました。
- ハードウェアの故障リスクが高い
- ベンダーのサポート対象外
- 保守契約に月20万円かかっている
- バックアップ体制が不十分
- 災害時の対応が困難
最適化の内容
クラウドへの移行を提案し、以下を実施しました。
- 社内システムをクラウドサーバーに移行
- バックアップと災害復旧機能の自動化
- スケーラビリティの確保（業務拡大時の対応が容易に）
- セキュリティの大幅向上（多要素認証、自動アップデート等）
初期費用として30万円を投資しましたが、月20万円の保守費用が不要になったため、2ヶ月で元を取ることができました。さらに、クラウド利用料は月8万円で、年間で150万円以上の削減を実現しました。
事例3：ライセンス管理の最適化で年100万円削減
ある小売業の企業では、社員数の変動に合わせてソフトウェアライセンスを更新していませんでした。以下の状況がありました。
- 退職した社員のライセンスが未返却
- 使用していないアプリケーションのライセンスを保有
- 異なるベンダー製品で同じ機能を重複購入
最適化の内容
以下の施策を実施しました。
- 全IT資産の棚卸し実施
- 未使用ライセンスの廃止
- 社員数に合わせたライセンス数の最適化
- 統合ライセンス（ボリュームディスカウント）への切り替え
- オープンソースソフトウェアの活用検討
結果として、年間400万円→年間300万円のライセンス費用に削減し、年100万円のコスト削減を実現しました。
IT環境最適化のポイント
これらの事例から、IT環境の最適化には以下のポイントが重要であることが分かります。
- 現状把握：まずは今何に費用をかけているか、何が使われていないか明確にする
- 優先順位付け：削減効果が大きいものから対応する
- 段階的実施：業務を止めない範囲で計画的に進める
- セキュリティとのバランス：コスト削減だけでなく、セキュリティレベルの維持が重要
- 継続的監視：最適化後も定期的に見直す
まとめ
IT環境の最適化によって、大幅なコスト削減と業務効率の向上を同時に実現することができます。ただし、むやみにコストを削減するだけでは、後々大きなトラブルを招きかねません。
SwiftBoarでは、セキュリティを損なわず、かつ最大の効果を生む最適化提案をさせていただきます。「IT費用が高い」と感じている企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。